A partir do dia 27 de junho de 2022, haverá uma mudança no Google Workspace que irá substituir arquivos salvos em vários locais do Drive por atalhos. Essa mudança visa simplificar as estruturas de itens do Google Drive. A migração é automática. Duas semanas antes do início da substituição, aparecerá um banner de notificação informando sobre a mudança e será disponibilizado um artigo de suporte com mais informações sobre este evento.
1- Qual será o critério para que um arquivo seja substituído por um atalho?
O processo removerá todos os arquivos e pastas que estão em vários locais, exceto em um local. Eles serão substituídos por atalhos.
A decisão sobre qual item substituir será baseada na propriedade original das pastas e dos arquivos, além de considerar o acesso e a atividade em todas as outras pastas para diminuir ao máximo as interrupções na colaboração.
2- Pessoas podem perder o acesso e a possibilidade de baixar arquivos ou adicioná-los ao seu próprio Drive caso ele seja um atalho no Drive de outro usuário?
No momento da substituição, as configurações de compartilhamento e a propriedade dos arquivos e das pastas não serão alteradas. No entanto, itens compartilhados que pertencem a você talvez não fiquem visíveis para todos se estiverem localizados em uma pasta compartilhada. O Google Drive os substituirá por atalhos. As pessoas não terão acesso a esses itens, mas os nomes ficarão visíveis para quem já tem acesso.
Todas as pessoas que têm acesso à pasta ou ao drive do atalho podem ver o título dele. No entanto, isso não significa que elas possam abrir esse atalho. As permissões do arquivo original não são atualizadas automaticamente quando você cria um atalho para ele. Você precisará conceder acesso ao arquivo original para que novos usuários possam abri-lo.
Ou seja, após a substituição, as permissões do arquivo original não serão atualizadas automaticamente quando um atalho for criado para ele. Você precisará conceder a novos usuários acesso ao arquivo original. Se você usa o Google Drive, tente usar o Grupos do Google (Google Groups) para ter mais controle e segurança ao compartilhar o acesso a arquivos e pastas.
3- O que acontece quando um atalho substitui uma pasta no Drive para computador?
- O Drive para computador move a versão offline da pasta e o conteúdo dela para a lixeira.
- A pasta no seu computador é excluída com base na programação de exclusão do sistema operacional.
- O Drive para computador ainda mostra a pasta como um atalho na sua lista de arquivos.
- A pasta não fica disponível offline automaticamente.
Se você transmite arquivos e quer que sua pasta e o conteúdo dela fiquem disponíveis offline, clique com o botão direito do mouse na pasta para mudar as preferências.
Importante: se você restaurar uma pasta excluída da lixeira, o Drive para computador não a manterá atualizada.
Atenção! Se um atalho for excluído, o arquivo original não será afetado.
4- Qual será a configuração no Workspace do IGEO?
Essas opções são válidas apenas para as pastas onde há usuários com acesso à pasta, mas que não têm acesso a todos os arquivos.
Nome da configuração: Criar atalhos apenas para o conteúdo compartilhado no domínio igeo.ufrj.br e em domínios confiáveis.
O que essa configuração faz? Não vai ser possível criar atalhos para arquivos que não estão visíveis para usuários fora do domínio do IGEO ou domínio confiável se a pasta for compartilhada com esses usuários.
5- Como a substituição afeta o acesso aos itens e a visibilidade?
- Após a substituição por atalhos, os usuários vão poder continuar acessando os itens aos quais tinham acesso.
- Qualquer pessoa com acesso a uma pasta recebe atalhos, mesmo que não tenha acesso a um item específico nessa pasta. Os usuários não vão poder abrir itens aos quais não tinham acesso, mesmo que tenham o atalho.
- Usuários externos vão poder receber atalhos para arquivos aos quais não tinham acesso. Por exemplo, se uma pasta foi compartilhada com um grupo que tem um usuário externo ou se uma pasta mãe foi compartilhada com esse usuário, ele vai poder receber atalhos para itens que não foram compartilhados diretamente.
- Se o usuário mudar as permissões de acesso de uma pasta durante o processo de substituição, esse processo vai ter precedência.
Fontes:
GOOGLE. Atalhos que substituem pastas e arquivos armazenados em vários locais. 2022. Disponível em: <https://support.google.com/drive/answer/10864219>. Acesso em: 16 mai. 2022.
GOOGLE. Organizar seus arquivos no Google Drive. 2022. Disponível em: <https://support.google.com/drive/answer/2375091>. Acesso em: 16 mai. 2022.
GOOGLE. Encontrar arquivos e pastas com os atalhos do Google Drive. 2022. Disponível em: <https://support.google.com/drive/answer/9700156>. Acesso em: 16 mai. 2022.
GOOGLE. Substituição de itens armazenados em vários locais por atalhos. 2022. Disponível em: <https://support.google.com/a/answer/10686746>. Acesso em: 16 mai. 2022.